Il Lean Thinking in un foglio bianco di 29,7x42cm…

Cercare il Problema e condividere la Soluzione … con la partecipazione di tutti imparando ad imparare.
Il primo lunedì in azienda. Convoco per un incontro i lavoratori dell’azienda, tutti, nessuno escluso. Comincio spiegando chiaramente quali sono gli obiettivi della mia missione. «Ma un piano non ce l’ho – preciso – lo dobbiamo costruire assieme».

Nei giorni immediatamente successivi all’incontro, molti dimostrano interesse, chiedendo o dandomi consigli, mentre qualcuno mi critica apertamente.

Spiego che di lì a poco avrei fatto dei colloqui individuali con ciascuno di loro. Subito divento l’argomento di conversazione preferito alla macchina del caffè e in mensa. «Un manager ne saprà anche di strategia – dicono – ma cosa ne sa del nostro lavoro? E cosa pensa di ottenere con un colloquio?».

La soluzione era racchiusa in uno spazio di 29,7×42 centimetri, un foglio formato A3. Ne ho assegnato uno a ciascuno, completamente bianco, accompagnato solo da una matita. Dopo i colloqui gli ostili erano rimasti solo tre.

Dopo sei mesi, tutti erano con me, nessuno escluso.

Il metodo prende il nome dal formato del documento (A3, appunto) che deve risultare sufficiente per illustrare l’intero processo di raggiungimento di un obiettivo o di soluzione di un problema.

La compilazione di questo documento avviene coinvolgendo tutti gli attori del processo alla base del problema o dell’obiettivo da raggiungere, qualsiasi sia il livello gerarchico in cui si trovano. Il pensiero di tutte queste persone viene sintetizzato in un unico foglio A3, la cui facilità di lettura e di aggiornamento permette sempre di includere in pochi minuti un ulteriore punto di vista.

Lo sforzo di sintesi richiesto è ripagato dal risultato: il documento in sé, e soprattutto il processo per la sua realizzazione, conduce infatti il “redattore” dell’A3 in un mondo di micro-narrazioni che gli permette di acquisire quella leadership che viene riconosciuta a chi è in grado di proporsi come portavoce del punto di vista di tutti.

Tutto inizia da un foglio bianco di formato A3. Il foglio può essere diviso in diverse sezioni a seconda del contesto e del problema. Di seguito un format che si prestabene nei casi di attività di problem solving.

(In blu gli elementi da tenere in considerazione nel caso si volesse dare enfasi agli elementi narrativi del metodo A3).

1) Fornire uno strumento decisionale ai responsabili aziendali che tenga conto oltre che degli aspetti analitici anche degli aspetti relativi alla comunicabilità ed al coinvolgimento delle persone.

2) Assicurare che tutti gli elementi necessari alla comprensione ed alla soluzione di un problema siano considerati, a partire dal punto di vista di tutte le persone coinvolte.

3) Imparare a deselezionare le informazioni ed a rappresentare solo quelle veramente necessarie, in modo visuale e coerente.

4) Imparare ad imparare dagli altri.

Un Case study per l’applicazione concreta del metodo A3.

Utilizzo un divertente episodio tratto della commedia americana “I Love Lucy”, ambientato in una improbabile linea di montaggio. Offre molti spunti per l’applicazione del Metodo A3.

Nel documento sottostante, un esempio di compilazione per il caso di “I love Lucy”.

La compilazione del documento richiede una preparazione specifica che si può ottenere frequentando un corso dedicato (per avere maggiori informazioni è possibile compilare il form che trovate in questa pagina).